- Wat doet een vertrouwenspersoon?
- Wat zijn de voordelen van het aanstellen van een vertrouwenspersoon?
- Wat is beter: een interne of externe vertrouwenspersoon?
- Heeft een vertrouwenspersoon geheimhoudingsplicht?
- Hoe zorg je voor bekendheid van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie?
Wat doet een vertrouwenspersoon?
In eerste instantie is de vertrouwenspersoon een luisterend oor waar medewerkers misstanden kunnen melden.
Als een medewerker (onbetaald of betaald) geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag, dan kan diegene bij een onafhankelijke vertrouwenspersoon terecht om dit bespreekbaar te maken. Soms is alleen een luisterend oor voldoende maar vaker zal de vertrouwenspersoon meedenken en adviseren over eventuele vervolgstappen. Afhankelijk van de situatie kan de vertrouwenspersoon de melder doorverwijzen naar de juiste partij. Dat kan een intern persoon of loket zijn maar ook een externe expert als een coach, huisarts, jurist of mediator. Gedurende het proces zal de vertrouwenspersoon aangehaakt blijven om te borgen dat de melding goed wordt opgepakt. Een vertrouwenspersoon zorgt ook voor registratie en anonieme rapportages en kan op deze wijze patronen signaleren en bij het management onder de aandacht brengen. Tevens kan de vertrouwenspersoon aandacht geven aan en informatie geven over onderwerpen die spelen op de werkvloer. Door ziekmakende patronen zichtbaar te maken en advies te geven aan de organisatie over omgangsvormen, communicatie en samenwerking kan herhaling worden voorkomen. Zo heeft de vertrouwenspersoon ook een preventieve werking.
Wat zijn de voordelen van het aanstellen van een vertrouwenspersoon?
Het aanstellen van een of meerdere vertrouwenspersonen zal idealiter onderdeel zijn van een groter pakket aan preventieve maatregelen en dat betekent dat je als organisatie actief actie onderneemt om misstanden te voorkomen en te zorgen voor het welzijn van je werknemers. Daarmee verbeter je de werksfeer en vergroot je je aantrekkelijkheid als werkgever. Daarnaast is het heel verstandig om medewerkers uit te nodigen om niet rond te blijven lopen met problemen. Omdat dat tot een grote psychosociale belasting kan leiden met alle gevolgen van dien. Denk alleen al aan de negatieve impact van gezondheidsklachten, het escaleren van conflicten of de kosten van productiviteitsverlies en verzuim.
Wat is beter: een interne of externe vertrouwenspersoon?
Bij de aanstelling van een vertrouwenspersoon kun je kiezen voor intern, extern of een combinatie van beide. Een intern vertrouwenspersoon is een medewerker die de taak van vertrouwenspersoon heeft naast het reguliere werk. Vaak wordt gekozen voor iemand die het bedrijf, de cultuur en de werknemers goed kent en van nature al het aanspreekpunt is bij vragen en problemen. De voordelen van zo’n interne vertrouwenspersoon zijn dat diegene in de buurt is, vaak beter inzicht heeft in de cultuur en informele structuur van de organisatie en daardoor vaak beter kan meedenken over oplosmogelijkheden. Het nadeel is dat er eerder conflicten kunnen ontstaan door “dubbele petten” of een beperkte onafhankelijkheid. Het is dus sowieso niet verstandig om voor iemand te kiezen die bijvoorbeeld ook werkt als leidinggevende, HR-manager of jurist binnen het bedrijf. Want juist de vertrouwelijkheid van wat wordt besproken is essentieel. Een extern vertrouwenspersoon is een expert van buitenaf met relevante ervaring en kennis. Dit zorgt voor meer deskundigheid, objectiviteit en onafhankelijkheid. Dat is fijn als het gaat om moeilijke en gevoelige kwesties waarbij je het maar één keer goed kunt doen. Afhankelijk van de samenstelling en grootte van het personeelsbestand kan een organisatie er ook voor kiezen om meerdere vertrouwenspersonen aan te stellen, een mix van intern en extern. Hierbij kan dan ook diversiteit nagestreefd worden in bijvoorbeeld geslacht, leeftijd en afkomst, zodat de melder altijd terecht kan bij iemand waarbij hij of zij zich het best op zijn gemak voelt.
Heeft een vertrouwenspersoon geheimhoudingsplicht?
Ja, een vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht en kan informatie alleen in anonieme vorm of na toestemming van de melder overleggen aan de werkgever. De vertrouwenspersoon wordt doorgaans ingeschakeld bij delicate kwesties die op een juiste manier moeten worden opgelost. Om ervoor te zorgen dat medewerkers open kunnen praten over hun ervaringen, is het de taak van de vertrouwenspersoon om de vertrouwelijkheid van de klachten de waarborgen. Het is dus essentieel dat de onafhankelijkheid en vertrouwelijkheid bij alle hulpvragen goed zijn geregeld. De vertrouwenspersoon heeft trouwens geen verschoningsrecht zoals artsen, advocaten of journalisten. De vertrouwenspersoon: -heeft de bevoegdheid om gesprekken te voeren. -kan externe deskundigen raadplegen, zoals een externe, gecertificeerde vertrouwenspersoon. -mag de werknemer doorverwijzen naar een andere (externe) vertrouwenspersoon. -mag de directie gevraagd en ongevraagd advies geven over eventuele patronen die hij/zij ziet. -heeft geheimhouding, maar als een zaak voor de rechter komt, moet hij/zij indien gevraagd wel openheid van zaken geven.
an iedere medewerker vertrouwenspersoon zijn. Interne vertrouwenspersonen zijn ook niet verplicht een cursus te volgen, maar het is zeker aan te raden uw vertrouwenspersoon op te leiden. Het is een grote verantwoordelijkheid om melders goed op te vangen en het betreft vaak gevoelige kwesties. In een opleiding vertrouwenspersoon leer je wat een vertrouwenspersoon is en wat de taken van een vertrouwenspersoon zijn. Je leert wat je als vertrouwenspersoon kan en mag doen in situaties rondom ongewenst gedrag waardoor je in staat bent om dit op professionele wijze op te vangen. Je kunt goed inschatten welke ondersteuning het beste is en adviseert de organisatie op het gebied van ongewenste omgangsvormen. De Landelijke Vereniging van Vertrouwenspersonen (LVV) adviseert daarbij de volgende competenties voor de rol van vertrouwenspersoon: gewetensvol inlevingsvermogen luisteren analytisch en strategisch inzicht organisatiebewust adviesvaardigheden communicatief vaardig vermogen tot reflectie op zichzelf en op anderen vakkennis (communicatief, psychologisch, juridisch etc.) vermogen om vertrouwelijke of persoonlijke informatie vertrouwelijk te houden
Hoe zorg je voor bekendheid van de vertrouwenspersoon binnen de organisatie?
Een vertrouwenspersoon aanwezig hebben (intern of extern) binnen de organisatie kan een grote meerwaarde hebben, maar als er niet actief bekendheid aan wordt gegeven zal er weinig gebruik van worden gemaakt. Het begint eigenlijk altijd met een preventief beleid en met de steun van het management voor de aanpak van ongewenste omgangsvormen. Wanneer je laat zien dat ongewenst gedrag daadwerkelijk aangepakt wordt, geeft dat vertrouwen. Dit kan niet alleen ongewenst gedrag voorkomen, maar werknemers ook aanmoedigen om hulp te zoeken bij de vertrouwenspersoon, omdat de melder op voorhand al inschat dat er serieus met meldingen wordt omgegaan. Vervolgens is het zaak om de rol van de vertrouwenspersoon bekendheid te geven. In het inwerktraject maar ook later en tussentijds. Bijvoorbeeld door de contactgegevens van de vertrouwenspersoon zichtbaar te vermelden op intranet, het met enige regelmaat te benoemen bij bijeenkomsten over gedragsregels/omgangsvormen of bij voorlichtingsbijeenkomsten. Tevens kan ervoor gekozen worden om de vertrouwenspersoon eens in de maand een dagdeel op het bedrijf aanwezig te laten zijn. Dit verlaagt de drempel om contact op te nemen.